売却前に準備！不動産売却に必要な書類と取得先や手続きポイントを解説

物件の種類や売り主の状況に関わらず、売り主全員に共通して必要となるような基本的な書類については以下のとおりです。

本人確認書類

本人確認書類は、取引の当事者が間違いなく売り主本人であることを証明するための書類です。具体的には、運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどの顔写真付きの公的書類がこれに該当します。

不動産会社との媒介契約および買い主と売買契約を締結するときや、決済時の所有権移転登記など、不動産取引の多くの場面で提示が求められるため、用意しておくと安心です。

特に、売却物件が共有名義の場合には、共有者全員分の本人確認書類が必要となるため、共有者が遠方に住んでいるなど、書類を揃えるのに時間がかかる可能性がある場合は注意が必要です。

住民票

住民票は、登記上の住所と現在の住所が異なる場合に必要となる書類です。

不動産売却では、登記簿上の住所と印鑑証明書の住所（現住所）が一致している必要があります。もし引越しなどで住所が変わっている場合は、売却にともなう所有権移転登記の前提として住所変更登記を行う必要があり、その証明として住民票（または戸籍の附票）が必要となります。

逆に、登記上の住所と現住所が一致している場合は、原則として売り主の住民票は不要です。

実印

実印とは、市区町村の役所に登録した法的な効力を持つ印鑑です。不動産の売買契約書や、所有権移転登記に必要な委任状など、取引における特に重要な書類への押印に使用されます。

したがって、印鑑登録が済んでいない場合は、事前に市区町村役場にて登録を行う必要があります。

印鑑証明書

印鑑登録証明書とは、押印された印鑑が間違いなく本人の実印によるものであることを証明するための公的書類です。

売買契約時と、決済・引渡し時の所有権移転登記申請時に必須となります。住民登録のある市区町村役場の窓口のほか、マイナンバーカードがあればコンビニエンスストアの交付サービスなどで取得できます。

印鑑証明書についても、住民票と同様に、原則として発行してから3ヵ月以内のものが求められます。

登記済権利証（または登記識別情報）

これらの書類については、法務局が発行したその不動産の所有者本人であることを証明する重要な書類です。物件を購入し、所有権の登記が完了した際に法務局から交付されます。

平成17年（2005年）には不動産登記法が改正されており、改正前に取得した不動産に発行されていた「登記済証」（権利証）が廃止され、改正後に取得した不動産については「登記識別情報」が交付されています。これらの書類は、買い主へ所有権を移転する登記手続きの際に法務局へ提出し、売り主本人の売却意思を証明するために使用されます。

特に注意すべき点として、登記済権利証は再発行できません。万が一紛失した場合には、司法書士などによる本人確認制度を利用するなど、代替手続きが必要となり、場合によっては5万円〜10万円程度の費用や労力がかかるため、売却予定の有無に関わらず、きちんと保管することが重要です。

固定資産税納税通知書（または固定資産税評価証明書）

固定資産税納税通知書とは、年度ごとの固定資産税や都市計画税の金額を示す書類です。毎年4月〜6月頃に物件所在地の市区町村（東京23区の場合は都税事務所）から郵送されます。

固定資産税については、毎年1月1日時点の所有者に対して課税されるため、年度の途中で売買が行われ、所有者が変わった場合でも、売却年は売り主が納税義務を負います。しかし、実務上では、物件の引渡し日を基準として、売り主と買い主との間で税額を日割り精算するケースが一般的です。

なお、固定資産税納税通知書を紛失した場合、再発行はできませんが、代わりに役所で「固定資産評価証明書」を取得して代用することが可能です。

この証明書は、固定資産税や不動産取得税、登録免許税などを算出するために用いられる「固定資産税評価額」を証明するための書類です。この評価額は、不動産を適切な価格で売却したい場合の参考情報としても役立ちます。不動産所在地の役所（東京23区は都税事務所）で取得する必要があり、特に登記手続きにおいては最新年度のものが必要になるため注意しましょう。

物件購入時の契約書や重要事項説明書

不動産購入時の売買契約書については、不動産売却にともなう必要書類を作成する際の重要な参考資料となるほか、確定申告時に譲渡所得を計算する際の根拠資料としても必須です。

重要事項説明書には、買い主を保護するためのさまざまな情報が記載されており、シロアリ被害や雨漏りなどのマイナスの情報も含まれています。売却時にはその内容を誠実に買い主へ告知する義務があり、事実を隠して売却すると、引き渡し後でも契約不適合責任を問われかねません。損害賠償につながる恐れもあるため、正確な告知の参考資料として非常に重要です。

これらの書類を紛失した場合には、基本的に再発行は難しいでしょうが、コピーなどで対応してもらえる可能性はあるため、購入時に仲介を依頼した不動産会社に相談することをおすすめします。

上記の基本書類に加えて、不動産の種類や状況によっては、物件の特性や安全性を証明するための追加書類が必要となります。これらの書類は、物件の価値を裏付け、買い主が安心して購入を決定するための重要な情報となります。

一戸建て

一戸建てを売却する場合には、以下の書類を準備しましょう。

建築確認済証・検査済証

この書類は、建物が建築基準法に適合して建てられたことを公的に証明する重要書類です。建築確認済証は、建築計画が法令に適合されたことの証明であり、検査済証は建物の完了検査後に検査基準に適合していると証明されたあとに発行されます。

建物が法令を遵守しているかについては、買い主が住宅ローンを組む際の審査や、将来的な建て替えの際に不都合が発生しないかを確認するための重要な情報です。

これらの書類は新築時に市区町村や民間の確認検査機関から交付されますが、紛失しても再発行はされません。そのような場合には、物件所在地の市区町村役場で1通200円〜400円程度の費用で「建築台帳記載事項証明書」を取得して代用します。

地積測量図・境界確認書

地積測量図・境界確認書は、土地の正確な面積や隣地との境界を示し、将来のトラブルを防ぐための書類です。土地売却においては、売り主には隣地との境界を買い主に明確に示す「境界明示義務」があるため、売却時にはこれらの書類が必須となります。

通常は物件の購入時に受領したものを提出しますが、所有していない場合は法務局にて1筆あたり450円で「地積測量図」を取得することが可能です。

特に境界が未確定の場合、隣地所有者全員の合意を得たうえで、土地家屋調査士に依頼して新規に「境界確認書」を作成する必要があります。これには数十万円以上（30万円〜80万円程度）の高額な費用がかかるうえ、期間も1〜4ヵ月程度かかる場合もあるため、早めに不動産会社へ相談することが重要です。

マンション

マンションを売却する場合には、以下の書類を準備しましょう。

管理規約

管理規約とは、マンションの管理ルールや共用部分の使用方法を示した書類であり、買い主の重要な判断材料として用いられます。

買い主は、管理規約を通じて、ペットの飼育可否やリフォームの制限、共用部分の使用方法など、購入後の生活に関する重要な情報を確認することが可能です。

マンションの売却時には、売り主は自らが保管している管理規約を提出するのが一般的ですが、万が一紛失してしまった場合には、マンションの管理会社や管理組合に再発行を依頼することもあります。ただし、発行手数料が発生するケースもあるため、きちんと保管するように心がけましょう。

議事録

総会議事録は、管理組合の会議で決まった重要事項を記録した書類のことです。

買い主は、この議事録を通して、管理状況や将来の管理費・修繕積立金の変更可能性（値上げの議論など）を確認します。これらの判断材料として、議事録は直近のものが求められることが多いため、もし手元にない場合は管理会社などに請求しましょう。

長期修繕計画書

長期修繕計画書は、建物の大規模修繕の予定やそれにともなう費用をまとめた書類です。このような書類によって、買い主は将来的な修繕計画やその負担額を事前に把握できるため、売買契約前に確認することが重要視されます。

また、マンションの健全な管理状態を示す指標となり、買い主が住宅ローンを利用する場合、金融機関から提出を求められることもあります。紛失時には、管理組合や管理会社から入手することが可能です。

全物件共通

物件の種類に関わらず、不動産を売却する場合には、以下の書類を準備しましょう。

物件状況等報告書

物件状況等報告書（告知書）は、建物や土地の欠陥、不具合の有無を買い主に対して説明するために、売り主が準備する書類です。

不動産を売却するときは、雨漏りやシロアリ被害などの欠陥について、あらかじめ買い主へ説明することが義務付けられています。物件状況等報告書を正確に作成することで、売却後の契約不適合責任を防ぐことに役立ちますが、不備や虚偽の記載があった場合にはトラブルの原因となるため、慎重に作成しなければなりません。

物件状況等報告書は、媒介する不動産会社のフォーマットに合わせ、売り主自身が作成するケースが一般的です。

付帯設備表

付帯設備表は、物件と一緒に引き渡す設備（給湯器やエアコン、キッチン、トイレ、照明など）の有無や、それら設備に関する不具合の有無などを一覧で示した書類です。

買い主は、この書類を通じて設備の状況を確認し、買い換えの必要性を検討するなど、購入後の設備計画に活用します。

付帯設備表は売買契約書に添付され、引き渡し後の設備に関するトラブルを防ぐ重要な役割を果たします。付帯設備表を作成する場合には、不動産会社が準備した書式に、売り主自身が正確に記入して作成するケースが多いです。

不動産売却においては、売却手続きの段階ごとに、必要となる書類やその役割が大きく異なります。

スムーズな売却手続きを実現するためには、「いつ、どのような書類を準備すべきか」を正しく理解し、的確なタイミングで用意することが大切です。

査定・媒介契約時に必要な書類

この段階では、物件の価値を正確に把握し、不動産会社と正式な販売活動に向けた契約（媒介契約）を結ぶことが目的となります。不動産会社としては、対象物件の情報や権利関係を確認したうえで、物件の正確なスペックを把握し、精度の高い査定価格を算出する必要があります。

査定・媒介契約時に必要となる書類は以下のとおりです。

例えば、登記済権利証や登記識別情報を通じて、依頼人が真の所有者であるかを確認します。なお、この時点ではコピーでの対応も可能ですが、万が一紛失が判明した場合は、不動産会社へ相談し、司法書士による代替手続きを早期に検討する必要があります。

また、固定資産税納税通知書や間取り図、測量図などの書類を通じて、物件の広さや固定資産税評価額を確認し、査定価格を算出するための客観的な根拠として役立てます。

また、住宅ローン残高証明書は、売却代金でローンを完済できるかをチェックするなど、売り出し価格を決める際の重要な参考情報となります。

売買契約時に必要な書類

買い主と売買条件について正式に合意した場合には、不動産の売買契約を締結することとなります。売買契約は法的に極めて重要であり、契約内容の明確化と売り主本人による同意を証明するための書類が必要となります。

売買契約時に必要な主な書類は以下のとおりです。

契約時の必要書類については、売り主と買い主の権利義務を確定させ、将来のトラブルを未然に防ぐための役割が中心です。

例えば、付帯設備表と物件状況等報告書は、売り主自身が物件の不具合や残置物の状態を正確に記載し、買い主に告知するための書類です。売り主がこれらの書類を正確に作成することで、売却後の法的リスクを防ぐ目的があります。

なお、売買契約の締結時には、実印による押印と印鑑証明書の提出が求められますが、印鑑証明書は「発行から3ヵ月以内」などの有効期限が設けられているケースが一般的です。早期に取得しすぎると再取得が必要になってしまうリスクもあるため、取得時期については、不動産会社に指示を仰ぐことをおすすめします。

決済・物件引渡し時に必要な書類

この段階では、売り主は売買代金を受け取り、所有権を買い主へ移転するための最終手続きを迎えます。司法書士が所有権移転の登記申請を行うため、必要書類に不備がないように準備を進める必要があります。

決済・引渡し時に必要な主な書類は以下のとおりです。

権利証や印鑑証明書、固定資産評価証明書などについては、引渡し後に買い主が所有権移転登記を行う際に必要となる書類であり、ひとつでも不備があると手続きができません。

また、売り主の銀行口座については、買い主から売買代金（残代金）を受け取るための情報となるため、通帳やキャッシュカードの写しを提出するなど、振込先を正確に伝える必要があります。

通常の個人間での不動産売却とは異なり、売り主の状況や立場が特殊な場合には、公的な権限や売却の経緯を証明するために、基本書類に加えて追加の書類が必要となるケースもあります。

これらの追加書類については、その取得に日数がかかるものも多いため、売却を検討し始めた段階から計画的に準備を進めることが重要です。

住宅ローンの残債がある場合

不動産に抵当権が設定されている物件を売却する場合、買い主への所有権移転登記をスムーズに行うために、以下の書類が必要となります。

住宅ローンが残っている場合には、その物件には金融機関の抵当権が設定されています。売り主側の抵当権が残ったままでは、買い主は新たなローンを組むことができないうえ、所有権も移転することができません。したがって、売却時には必ずローンを完済し、売り主側の抵当権を抹消する手続きが必要です。

ローン残高証明書は、住宅ローンの残債額を正確に把握するために必要な書類です。ローンの残債を確認することで、売却によって完済できそうかの判断や、売り出し価格の設定時にも参考になります。

残高証明書は借入先の金融機関に依頼して発行してもらいますが、毎年10月頃に送付される住宅ローン控除用の残高証明書を活用することも可能です。また、住宅ローンの返済予定表で代用できるケースもあるため、不動産会社に事前に確認するとよいでしょう。

売却代金をもってローンを完済した際には、抵当権抹消登記が必要となります。不動産の売却代金をもってローンを完済する場合には、決済日当日に「同時決済」という手法がとられ、「売買代金の入金」や「ローンの完済」「抵当権の抹消」の手続きを同時に行います。

抵当権抹消登記に必要な書類については、ローンを完済した金融機関から司法書士へ直接交付されるのが一般的です。滞りなく登記手続きを進められるように、不動産会社にも相談のうえ、あらかじめ金融機関とすり合わせておく必要があります。

相続した不動産の売却

以下の書類については、売却前に必須となる「相続登記」の際に用います。また、登記以外にも、自らが正当な相続人であることを証明したり、譲渡所得における特例制度を利用したりするために使用するケースもあります。

相続した不動産を売却する場合には、まず売却前に相続登記（名義変更）が完了していることが前提となります。名義変更が完了していない場合には、売却はできません。

遺産分割協議書は、複数の相続人がいる場合に、「どの相続人がどの財産を取得するのか」を相続人全員で話し合い、合意した内容を証明する書類です。相続登記の際には法務局へ提出する必要があるため、相続手続きにともなって、税理士や司法書士に作成を依頼するケースが一般的です。

戸籍謄本・除籍謄本などの公的書類については、法定相続人を明らかにするための書類です。被相続人（亡くなった人）の本籍地があった市区町村役場などで取得できます。相続登記では、被相続人だけでなく、相続人の公的書類も提出するため、手続きに必要な書類は必ずチェックしましょう。

相続税申告書の写しは、相続税を納税した場合に、相続税額の一部を売却時の譲渡所得の計算上控除できる「取得費加算の特例」を利用するために必要です。この特例は節税に直結するため、税務署へ提出した相続税申告書の控えは必ず保管しましょう。

相続登記にはさまざまな書類が必要なうえ、遺産分割協議書のように作成までに時間がかかるものもあるため、スケジュールに余裕をもって売却準備を進めることが大切です。

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成年後見人による売却

不動産の所有者が健康上の理由などにより、判断能力を失っている（成年被後見人）場合、成年後見人が本人に代わって不動産の売却手続きを行うことも可能です。特に居住用不動産を売却する際には、家庭裁判所による厳格な許可が必要となります。

成年後見人が不動産売却を行う場合、最も重要なのが家庭裁判所の許可です。居住用不動産を売却する際には、物件所在地の家庭裁判所に「居住用不動産処分許可の申立て」を行い、家庭裁判所の「不動産処分許可審判書」を取得しなければなりません。

この許可なく締結された売買契約については、無効となるため注意が必要です。なお、申立てには収入印紙800円と郵便切手代がかかります。

後見登記事項証明書とは、後見人が自らの正式な資格を証明するための公的書類です。全国の法務局などで取得可能ですが、取引の際には発行から3ヵ月以内のものが必要です。

また、成年後見人の印鑑登録証明書（発行から3ヵ月以内）についても、後見人の住民登録がある市区町村役場の窓口などで取得します。裁判所が売却の可否を判断するまでには、数週間〜1ヵ月程度を要するため、売却活動と並行して許可申立ての準備を進めることも検討しましょう。

海外在住の非居住者が売却する場合

海外に住んでいて、日本の住民票や印鑑登録証明書が取得できない人が、日本国内の不動産を売却する場合には、以下の書類によって代用する必要があります。

印鑑証明書や住民票の代わりとして、現地の日本大使館などでサイン証明書（署名証明書）や在留証明書を取得します。どちらの書類についても、一般的には発行から3ヵ月以内のものが求められるため、取得するタイミングには注意が必要です。

なお、不動産の売却にあたって代理人を立てる場合には、代理権限委任状を作成し、サイン証明書を添付したうえで、代理人の本人確認書類も用意します。

海外移住者が不動産を売却する場合、日本の公的機関での対面確認ができないため、これらの書面による本人確認手続きが欠かせません。また、書類の取得には日数がかかるため、早めに申請しておくことが大切です。

法人が売却する場合

個人間の不動産売買とは異なり、不動産を売却する法人の情報を証明するために以下の書類が必要となります。

法人の登記事項証明書（登記簿謄本）は、本店所在地や資本金、役員構成などの法人の基本情報を確認するための書類であり、法務局で取得します。法人の印鑑証明書は、売買契約書などに押印する法人実印の効力を証明するための書類であり、同じく法務局で取得可能です。

また、手続きを行う法人の代表者や担当者については、法人との関係性を確認するために身分証明書が必要となります。

相続財産管理人が売却する場合

相続人がいないなどの理由で、家庭裁判所から選任された相続財産管理人が不動産を売却する場合には、その権限を証明するために以下の書類が必要です。

権限外行為許可審判書とは、不動産の売却行為に対する許可を証明する書類です。本来、相続財産管理人には不動産を売却する権限はないため、売却するには家庭裁判所からの許可を得なければなりません。許可を申請する際には、相続財産管理人を選任した家庭裁判所に申立てを行います。

また、管理人としての資格を証明する選任審判書と、家庭裁判所に届け出た印鑑を証明する印鑑証明書が必要です。印鑑証明書は家庭裁判所で取得し、発行から3ヵ月以内のものが有効となります。

不動産を売却する場合には、確定申告に関する必要書類についても悩むケースが少なくありません。ここでは、確定申告手続きや特例適用にともなう必要書類について、Q&A形式で紹介します。

不動産売却をしたら確定申告が必要になる場合があるそうですが、必要な書類は何がありますか？

不動産を売却して利益（譲渡所得）が発生した場合には、原則として売却した年の翌年2月16日〜3月15日の間に確定申告が必要です。確定申告では、主に「申告書類」と「譲渡所得の計算根拠となる書類」の準備が必要です。

申告書類は、税務署の窓口や国税庁ホームページから以下を取得します。

• 確定申告書第一表・第二表
• 確定申告書第三表（分離課税用）
• 譲渡所得の内訳書（確定申告書付表兼計算明細書）【土地・建物用】

譲渡所得の計算根拠となる書類は、法務局や不動産会社などから取得します。

• 購入時と売却時の売買契約書
• 仲介手数料や登記費用の領収書
• 印紙税や不動産取得税などの領収書

なお、不動産売却にともなう確定申告手続きに関しては、別記事で詳しく解説していますので、ぜひ以下のリンクをご参照ください。

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不動産を売却したら確定申告が必要？はじめてでもわかる手続きガイド

不動産売却で特例が使えると聞きました。適用する際に必要な書類はありますか？

マイホームを売却して譲渡所得が発生する場合には、税負担を軽減できるよう、さまざまな特例制度が設けられています。これらの特例を適用する場合には、仮に税額がゼロとなるケースでも、確定申告が必要となるため注意が必要です。

主に利用される特例と、申請時に必要となる追加書類は以下のとおりです。

なお、「居住用財産を譲渡した場合の3,000万円の特別控除の特例」をはじめとする譲渡所得の特例制度については、別記事で詳しく解説していますので、ぜひ以下のリンクをご参照ください。

3,000万円控除とは？特例の適用要件やマイホーム売却で損をしないための基礎知識

不動産売却は、段階ごとに必要書類が異なるため、早めのリスト化と取得計画が肝心です。基本書類に加え、物件種別や状況別での必要書類も確認したうえで、漏れなく準備しましょう。

また、紛失時の代替手続きや書類の有効期限にも注意し、事前に不動産会社や司法書士、税理士などへ確認することで、売却手続きをスムーズに進められます。

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